توثيق برامج المسح الضوئي للمكتب الحديث

لقد شهد القرنين العشرين والحادي والعشرين إبداعات لا تعد ولا تحصى تجعل العمليات التجارية أكثر كفاءة وإنتاج أسرع كثيرا. أحدث هذه البرامج هو برنامج مسح المستندات. تأخذ هذه التقنية الأنيقة نسخا فيزيائية من الوثائق وترجمتها بحيث يمكن تحريرها ونسخها وفهرستها ومشاركتها وطباعتها بسهولة من أجهزة الكمبيوتر والأجهزة الأخرى.

ما هو برنامج مسح المستندات؟

المسح الضوئي للمستندات هو عملية ذات خطوتين. أولا، يتم مسح الوثيقة أو صورة الوثيقة. بعد ذلك، يقوم البرنامج بتحويل الصورة إلى ملف نص قابل للتحرير ليتم تخزينها في قاعدة بيانات وثيقة. تستغرق هذه العملية دقائق، مما يقلل من الحاجة إلى تشفير البيانات، وهي مهمة تستغرق وقتا طويلا.

لماذا هو مهم

هناك العديد من الفوائد من برامج مسح المستندات. فإلى جانب زيادة كفاءة أماكن العمل، وتوفير المساحة، وخفض النفقات (من الاستعانة بمصادر خارجية لأداء مهام إدخال البيانات ومرافق التخزين خارج الموقع)، يساعد أيضا في خلق بيئة عمل أفضل، وتحديث الشركة، وضمان أمن الوثائق المهمة. إليكم أربعة أسباب أخرى تجعل من البرمجيات ضرورية:

تعزيز الإنتاجية

عندما يصبح إسترجاع البيانات سهلا، يمكن للموظفين إستخدام وقتهم في العمل على المشاريع وإنشاء المزيد من المخرجات. فبدلا من قضاء ساعات عملهم في البحث عن المعلومات ورفوف الرفوف والخزائن بحثا عن الملفات، يمكنهم ببساطة سحب الوثائق من حواسيبهم. برنامج مسح المستندات يجعل هذا ممكنا.

التعافي من الكوارث

فالنسخ الورقية معرضة للخطر لأنها يمكن بسهولة أن تفقد وتضرر بسبب النار والرطوبة والحشرات والتعفن. وقد تكون أيضا في غير محلها أو مسروقة بسهولة. ومن ناحية أخرى، يمكن نسخ المستندات التي تم تحويلها إلى رقمية بسهولة على خوادم الشبكات الآمنة. فهي ليست عرضة للنيران، والمياه، والموظفين الغائبين.

رضا العملاء

عندما تكون المستندات متوفرة على أجهزة الكمبيوتر، لا يلزم أن يظل العملاء ينتظرون بينما يبحث الموظفون عن المعلومات. يمكنهم أيضا
كما يمكن الوصول إليها من المواقع البعيدة والمواقع الخارجية، مما يتيح وقت إستجابة لاستفسارات العملاء بشكل أسرع.

كل شيء في مكانه

إذا قمت بالتقاطها في خزانة ملفات، عندها ستعلم كم يمكن أن تكون فوضوية. تخضع مجالس الإيداع لأنشطة العديد من الموظفين، مما يعني أن الملفات والمجلدات غالبا ما تكون مفككة أو مفقودة. وفي الوقت نفسه، عندما تخزن الوثائق على أجهزة الكمبيوتر أو قواعد البيانات، فإنها تكون دائما منظمة وسهلة تحديد موقعها.

كيف تختار المناسب

قبل أن تختار برنامج مسح المستندات، اسأل نفسك ما يلي:

هل هي بسيطة وفعالة؟

هل سيواجه الموظفون صعوبة في إستخدامه؟ هل يقدم أي وظائف غير ضرورية؟ هل سيكون قادرا على مسح كميات كبيرة وصغيرة من المستندات؟ كم من الوقت سيستغرق فحص دفعات الأوراق؟ هل يعمل بشكل أسرع من البرامج الأخرى؟ هل ستتكامل بشكل جيد مع منتجات إدارة المكاتب الأخرى التي تستخدمها مثل برامج الفوترة؟

هل هو حل طويل المدى؟

هل هي متطورة؟ هل يقدم نوعا من التكنولوجيا لا تقدمه الشركات الأخرى؟ هل ستتكيف مع التغيرات في شركتك؟ إذا أصبحت الأعمال أكبر، هل سيكون بمقدورها التعامل مع قاعدة بيانات أكبر؟ ولكن هل يحل محلها حل أفضل في غضون الأعوام العشرة المقبلة؟

The 20th and 21st centuries have seen innumerable innovations that make business processes much more efficient and production that much faster. The latest of these is document scanning software. This nifty piece of technology takes physical copies of documents and digitizes them so that they can be easily edited, copied, indexed, shared, and printed from computers and other devices.
What is Document Scanning Software?
Document scanning is a two-step process. First, the document or a picture of the document is scanned. Next, the software converts the image into an editable text file to be stored in a document database. The process takes minutes and eliminates the need for data encoding, which is a time-consuming task.
Why It is Important
There are many benefits from document scanning software. Aside from increasing workplace efficiency, saving space, and reducing expenses (from outsourcing data entry tasks and off-site storage facilities), it also helps create a better working environment, modernizes a company, and ensures the security of important documents. Here are four more reasons why the software is essential:
Productivity Boost
When data retrieval is made easy, employees can use their time to actually work on projects and create more output. Instead of spending their working hours looking for information and scouring shelves and cabinets for files, they can simply pull up documents from their computers. Document scanning software makes this possible.
Disaster Recovery
Hard copies are vulnerable because they can easily get lost and damaged by fire, moisture, insects, and mold. They can also be easily misplaced or stolen. On the other hand, documents that have been digitized can be easily backed up on secure network servers. They are not susceptible to fire, water, and absent-minded employees.
Customer Satisfaction
When documents are available on computers, customers don't have to be kept waiting while employees search for information. They can also be accessed from remote locations and off-shore sites, making response time to customer inquiries much faster.
Everything in its Place
If you've ever peeked into a file closet, then you know how chaotic it can be. Filing cabinets are subject to the activities of many employees, which means that files and folders are often disarranged or missing. Meanwhile, when documents are stored on computers or databases, they are always organized and easy to locate.
How to Choose the Right One
Before you choose a document scanning software, ask yourself these:
Is it simple and effective?
Will the staff have a hard time using it? Does it offer any unnecessary functions? Will it be able to scan large and small amounts of documents? How long will it take to scan batches of paperwork? Does it work faster than other software? Will it integrate well with other office management products that you use such as billing software?
Is it a long-term solution?
Is it cutting-edge? Does it offer a kind of technology that other companies don't? Will it adapt to changes in your business? If the business becomes bigger, will it be able to handle a larger database? Will it be replaced by a better solution within the next 10 years?


Article Source: http://EzineArticles.com/7269818