هل لا تزال تحتفظ بمستندات مهمة في خزانات وصناديق حول مكتبك؟ هل ما زال ينفق المال على مرافق تخزين المستندات؟ هل ما زال موظفكم يقضون ساعات في ترميز وتنظيم الوثائق الورقية؟ لماذا لا تجعل شركتك أكثر كفاءة وإظهار العملاء أن شركتك تقدم في التفكير عن طريق إستخدام برامج مسح المستندات؟
كانت هذه التقنية موجودة منذ أكثر من عقد من الزمان، ولكن مؤخرا فقط تمكنت برامج المسح الضوئي من إنتاج نتائج عالية الجودة. كما أصبح السعر في متناول الجميع، حتى أن الشركات الصغيرة تستطيع إستخدامه لتحديث مهام معالجة المستندات. إن هذا البرنامج يشكل إضافة ضرورية لأي عمل تجاري أو منشأة تتولى معالجة الكثير من الأعمال الورقية لأنه يحول النسخ الورقية، التي تتراكم وتعاني من التأثر بالعناصر، إلى نسخ إلكترونية، والتي لا تشغل أي مساحة تقريبا وتكون عموما أكثر أمانا. إذا كنت تفكر في الحصول على البرامج، إليك ثلاثة عوامل تساعدك على إختيار الخيار المناسب لشركتك.
سهل الاستخدام
لا تنخدع بالمنتجات التي تعرض مجموعة من الوظائف. يجب أن يكون البرنامج الذي ستستخدمه في المكتب بسيطا وسهلا الاستخدام قدر الإمكان. تفحص المنتج. هل جميع هذه الوظائف ضرورية أم أنها قد تربك في الواقع وتجعل من الصعب على موظفيك القيام بعملهم؟ لماذا يوجد زر شبكة إجتماعية؟ ألا يحول ذلك انتباههم عن المهمة المطروحة؟
عند إختيار برنامج المسح الضوئي للمستند الصحيح، من المهم ضمان أن حتى الموظف الأقل مهارة في إستخدام التكنولوجيا سيكون قادرا على فهمه واستخدامه. من الناحية المثالية، كما يقول خبراء تكنولوجيا المعلومات، يجب أن تكون البرمجيات سهلة الاستعمال بحيث يمكن حتى لشاب عمره ١٠ سنوات أن يشغلها. قبل أن تلتزم بمنتج معين، قم بتشغيله أولا.
تحسين الإنتاجية
الفكرة وراء برنامج المسح الضوئي للمستندات هي أنه يمكنك أخذ ما كان في السابق مجموعة من المهام تستهلك الوقت والموارد وتحويلها إلى وظيفة ذات خطوة واحدة يمكن القيام بها في دقائق. بدلا من يدويا حيث يستطيع موظفوك، بدلا من ذلك، مسح أو التقاط صور المستندات الورقية وتحويلها إلى ملفات نصية باستخدام برنامج التعرف الضوئي على الحروف أو التعرف الأمثل على الحروف.
إذا كنت تبحث عن برنامج المسح الضوئي للمستند المناسب لشركتك، فتأكد من أنه سيقوم بأداء المهمة التي كان من المقرر القيام بها. يجب أن يساعدك ذلك في تقليل إستخدام الورق وزيادة إنتاجية موظفيك وتسهيل ظروف العمل. إذا لم يكن يقوم بمسح المستندات أو يسمح لك بالبحث في قاعدة بيانات وثيقة بسرعة كافية، فإنه من المحتمل أن لا يستحق ذلك.
حل طويل الأجل
لذلك تعتقد أن برامج المسح الضوئي للمستندات ستساعدك على تقليل النفقات وتحقيق المزيد من الأرباح. ولكن إذا كانت البرامج التي تقوم بجلبها تحتاج إلى ترقيات ثابتة ومكلفة ويتم التخلص منها تدريجيا في غضون خمس سنوات، فسوف تكون قد أنفقت أموالك بطريقة غير حكيمة. عند إختيار البرنامج المناسب، تأكد من أن هذا هو نوع المنتج الذي يقدم حلولا طويلة الأمد وأنه مدعوم بالتكنولوجيا التي تسبق وقته.
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire