إستخدام برامج المسح الضوئي للمستندات دون إستخدام الورق

وحتى في القرن الحادي والعشرين عندما مرت الحركة غير الورقية بسرعة كبيرة، لا تزال بعض الشركات والشركات تستخدم الورق كوسيلة رئيسية لحفظ السجلات. خزانات التخزين الخاصة بهم مليئة بخزائن الملفات المليئة بالسعة مع مئات الآلاف من الملفات. بل إن بعضها قد يستخدم خدمات إدخال البيانات ومناولة البيانات واستئجار مرافق تخزين خارج الموقع لغرض وحيد هو تنظيم وثائقه الورقية. هذا مضيء وغير عملي. إذا كنت مالكا لشركة، فخذ شركتك إلى القرن الحادي والعشرين باستخدام برنامج مسح المستندات.

فوائد برامج مسح المستندات

فهو فعال من حيث التكلفة.

فكروا كم يكلف الاحتفاظ بنسخ ورقية من جميع مستنداتك. ما قيمة المساحة الأرضية التي تخسرها للورق؟ كم تكلفة الورق على أي حال؟ ماذا عن المجلدات والأظرف وخزانات الملفات ونسخ الصور؟ كم يتم إنفاقه على مرافق التخزين وعلى إدخال البيانات من الخارج؟ ثم تأملوا في هذا: يمكن لمحرك أقراص ثابتة واحد إستبدال الصفوف في صفوف خزانات الملفات. يمكن لبرنامج واحد إستبدال وحدة تخزين المستندات ووحدات تشفير البيانات. باستخدام برامج مسح المستندات، يمكنك تقليل النفقات وتحرير بعض اللقطات المربعة لموظفيك للحصول على مساحة أكبر لمشاريع أخرى.

فهو يعزز الإنتاجية.

عندما لا يقوم موظفكم بالهرب في محاولة لتحديد الملفات القديمة أو البحث في أكوام غبرة من الأوراق المتراكمة، فإنهم في الواقع قادرون على القيام بوظائفهم، أليس كذلك؟ إذا كان لديك ملفاتك على أجهزة الكمبيوتر وقاعدة بيانات المستندات المركزية، فإن إسترجاع البيانات يكون بسيطا ودون جهد كالنقر على الماوس وكتابة بضع كلمات على الكمبيوتر. ونظرا لسهولة تحديد الملفات الرقمية، يتم توفير الوقت الثمين وتوفير الخدمات للعملاء على الفور.

إنه يجعل التنظيم أسهل.

التنظيم يكون سهلا عندما لا تكون الملفات تحت رحمة الموظفين الذين لا يحترمون الترتيب الأبجدي ولا يعرفون كيف يعيدون المجلدات في أماكنها الصحيحة. عندما تستخدم الورق كوسيط أساسي للتواصل، فإن الرسائل والعقود تكون من قبيل
يمكن أن يكون في غير محله أو أن يفقد. قد يستغرق إسترداد ملف ساعات أو أيام. من ناحية أخرى، إذا كانت الملفات مخزنة في قاعدة بيانات وثيقة، فإنها دائما منظمة ولن تتعرض للتخريب من قبل عمال غير مراعين.

البحث عن برنامج المسح الضوئي للمستندات الصحيح

يجب أن تناسب عملك.

عند إختيار حل المسح الضوئي للمستندات المناسب، تأكد من أنه مناسب لنوع العمل الذي لديك وحجم أعمالك. كما ينبغي أن تكون قادرة على إدماج مختلف الجوانب والعمليات المعنية إدماجا كاملا.

ولابد أن يكون من السهل إستخدامها.

يجب أن تكون قادرا على إستخدام البرنامج لمسح كميات كبيرة وصغيرة من المستندات. يجب أن يكون قادرا على معالجة المسح الآلي. ولابد أن يكون من الصعب قدر الإمكان أن يدرك هؤلاء الذين لا يتمتعون بخبرة تذكر أو لا يتمتعون بأي خبرة في إستخدام أنواع مماثلة من البرامج بسهولة.

ينبغي أن يكون متكيفا.

قبل أن تلتزم ببرنامج فحص مستند معين، اسأل نفسك: ولكن هل يحتاج الأمر إلى ترقية دائمة؟ هل ستنمو مع عملي؟ هل هذا النوع من التكنولوجيا لا يزال وثيق الصلة خلال ١٠ سنوات؟