أنظمة البيانات والصوت عبر كابلات الشبكة

تشكيل العمود الفقري

وسواء كان المشروع ينطوي على إنشاء هيكل صوت وبيانات لموقع واحد أو سلسلة من المواقع المترابطة، فمن المهم أن نبدأ بالأساسيات. ستبدأ العملية باستخدام الأسلاك في كل موقع من المواقع المشتركة في الشبكة. إذا كانت شركتك تقوم ببناء المرفق من البداية، عندها سوف ترغب في تجهيز المكتب مسبقا. عند القيام بذلك، تأكد من أن الأسلاك المنظمة للكابلات سوف تدعم الاتصالات الصوتية المعتادة مثل الاتصالات الهاتفية الأساسية. كما ترغب في ضمان أن الأسلاك منخفضة الجهد الكهربي يمكنها دعم إتصالات البيانات المتقدمة القادرة على توفير عرض النطاق الترددي لكل شيء بدءا من الاتصال القوي بالإنترنت من نوع ما إلى النقل فائق السرعة داخل الشبكة وخارجها. تستخدم معظم أنظمة الكابلات المبنية بكابل الفئة ٥ للنظام بأكمله. غالبا ما يتم تركيب هذه الأنظمة من خلال نقاط الربط التي توفر نظام الهاتف أو المقاولين الذين يتخصصون فقط في أنظمة تركيب الكابلات.

يمكن لمقدمي الخدمات المتخصصين في تطوير حلول الكابلات المبنية تقييم نطاق بيئة مكتبك والتوصل إلى خطة شبكة أسلاك ستخدم إحتياجاتك اليوم بسهولة. تأكد من الحصول على اقتراحات من إثنين من المتعاقدين الفرعيين المختلفين قبل إختيار واحد لإدارة عملية الأسلاك. وتوفر هذه الاستراتيجية الفائدة من الحصول على أكثر من منظور وربما تحديد وظيفة مفيدة للغاية لم تكن قد نظرت فيها في الماضي. بالإضافة إلى ذلك، سوف تحتاج إلى الحصول على ما لا يقل عن ثلاث علامات اقتباس للكابلات أو RFP من ثلاثة مقاولين فرعيين مختلفي البنية. وهذا ينطبق على نظام الهاتف أو VOIP أيضا. سوف ترغب في الحصول على ما لا يقل عن ثلاث عروض أسعار أو عروض من كل اتصال يتم مقابلته.

معالجة مكون الصوت

أما الخيارات المتاحة للاتصالات الصوتية فهي أكثر تنوعا مما كانت عليه في العقود الماضية. فبمجرد مرور الوقت، سوف تشتري الشركة بورصة خاصة أو PBX لإدارة المكالمات الواردة والخارجية.وسوف يقيم PBX فعليا في موقع المكتب ويتيح التدخل اليدوي والخيارات الآلية لتوجيه المكالمات للتمديد المفتوح وصناديق البريد الصوتي وخيارات أخرى. يمكن لخط واحد توصيل PBX بشبكة هاتفية عامة محولة والسماح بتوجيه المكالمات الواردة إلى مختلف الجذوع أو مجموعات خطوط الاتصال الموجودة في النظام الصوتي الداخلي.

واليوم، هناك أيضا خيار الذهاب مع PBX افتراضي. يقدم هذا الحل كل الفوائد، ولكنه يسمح بإدارة هذه الشبكات في بيئة افتراضية طالما كان لديك شبكة أسلاك مبنية بشكل مناسب ومركب. باستخدام اتصال عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP)، يتم إدارة الوظائف عن بعد. إحدى فوائد هذا الخيار هو أنه إذا تعرض مكتبك للتلف بسبب كارثة طبيعية، يمكنك إجراء بعض التغييرات على PBX الافتراضي وجعل موظفيك يعملون عن بعد.

يمكنك أيضا الذهاب مع نظام هجين يتضمن مزيجا من بنية PBX التقليدية والافتراضية. وهذا يمنحك أفضل الميزات في كلا العالمين كما يساعدك على خلق عنصر من التكرار من خلال إتصالاتك الصوتية. في حالة عدم تشغيل مكون واحد لفترة من الوقت، يمكن للمكون المتبقي أن يقوم بسهولة بحركة مرور المكالمات. وهذا لا يعني التوقف عن العمل بالنسبة للوظائف المكتبية اليومية.

مع أي نوع من PBX، تريد التأكد من أن التكوين يتضمن العديد من الأساسيات. يجب أن يدعم النظام ما يكفي من الجذوع للسماح بمد كل محطة عمل في المكتب. كما تريد أيضا الحصول على جذوع إضافية يمكن طلبها لعقد مؤتمرات صوتية تتضمن مواقع خارج الشبكة. لا تنس السماح بالوظائف مثل انتظار المكالمات، واستدعاء موقف السيارات، والبريد الصوتي، والاتصال الداخلي، وغير ذلك من الميزات التي تجعل الحياة حول المكتب أسهل بكثير.

مراعاة مكون البيانات

يتطلب تصميم نظام البيانات الخاص بالمكتب تحديد النوع المناسب من الأجهزة والبرامج لتشغيل إحتياجات شركتك الفردية. تذكر أنه عندما تذكر أنه في حين أن مكتب الطبيب سيعمل بطريقة مختلفة بعض الشيء عن مكتب المحامي، فإن كليهما سوف يتطلب بضعة عناصر أساسية كجزء من التصميم. بشكل مثالي، تريد أن يدعم نظام البيانات جميع العمليات الكتابية والإدارية والمحاسبية بسهولة تامة.

إن إختيار الأجهزة مهم للغاية لأي نظام بيانات. يجب أن يتم وضع البيانات في خادم محمي بتدابير أمان كافية. يجب أن يسمح البرنامج المستخدم لتشغيل ذلك الخادم لمستخدم أساسي بتعيين بيانات اعتماد محددة لكل مستخدم للشبكة. وتتمثل الفكرة في التأكد من أن الموظفين يمكنهم إضافة البيانات التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم وتصحيحها والوصول إليها، ولكنهم ما زالوا غير قادرين على الوصول إلى بيانات خاصة لا ترتبط بمهامهم القياسية أو المعتادة. يجب أن يكون الخادم قادرا على إستيعاب كميات كبيرة من البيانات دون التعرض لأي نوع من الاستجابة البطيئة خلال ساعات العمل القصوى.

حسب نموذج عملك، قد تكون هناك حاجة للسماح بالوصول عن بعد إلى الخادم. على سبيل المثال، قد يرغب مندوبو المبيعات في التمكن من الارتباط بقاعدة بيانات المبيعات الرئيسية أثناء التنقل. وهذا يتيح لهم خيار تحديث ملفات تعريف العملاء أو تقديم طلبات العملاء بشكل فوري. البرنامج المستخدم لتكوين الخادم سيجعل من الممكن حدوث الوصول عن بعد مع الحفاظ على سلامة بياناتك.

تذكر أن تكرار الشبكة مهم أيضا مع مكون الصوت. لهذه الغاية، فكر في تثبيت خادم نسخ إحتياطي أو ربما إستخدام خادم افتراضي. في حالة حدوث مشكلة مع الخادم الأساسي، يجب أن تتحول الشبكة تلقائيا إلى مصدر النسخ الاحتياطي. لا تنس تكوين الاتصال بين الخوادم بحيث يتم تحديث البيانات الجديدة المضافة إلى الخادم الأساسي أيضا على الخادم الثانوي بشكل منتظم. قد يحدث هذا التحديث كل ساعة إذا كان مكتبك يعالج الكثير من المعلومات. وسوف تجد العديد من المكاتب الأصغر حجما أن التحديثات التي تحدث ليلا سوف تكون كافية. عن طريق إنشاء جدول زمني مناسب في حالة التحديث، يتم الاحتفاظ بفقدان البيانات بسبب فشل الأجهزة إلى الحد الأدنى.

التخطيط للمستقبل

العديد من مالكي الشركات يخطئون في التفكير هنا والآن عند تجميع نظام صوت وبيانات. وفي حين يجب تلبية الاحتياجات الفورية، فاخطط أيضا لما ستحتاجه سنة، سنتين وربما خمس سنوات بعد الآن. بشكل مثالي، تحتاج إلى أجهزة يمكن تعديلها وتوسيعها عند الضرورة. كما تحتاج إلى حلول برمجية تساعدها في تلبية متطلبات الشركات المتنامية. كجزء من الدعم مع خطة الكابلات المنظمة، يمكن لموفر مؤهل تقديم اقتراحات حول كيفية ضمان أن الشبكة لديك هذا النوع من المرونة المبنية. إن ضم بعض هذه الأفكار على الأقل من شأنه أن يوفر قدرا كبيرا من المال والوقت في السنوات المقبلة.